日本語学校の事務って大変？仕事内容ややりがい・苦労をリアルに紹介

日本語学校で働いてみたいけど、「事務ってどんな仕事をするの？」「やっぱり大変なのかな…」と気になっていませんか？

日本語学校の事務は、一般的な事務職とは少し異なり、外国人学習者とのやり取りや入国・在留に関わる書類対応など、専門性の高い業務も多くあります。

本記事では、実際に日本語学校の事務として働く人の声をもとに、

• 仕事内容
• 大変なところ・苦労
• やりがい・魅力
• 向いている人の特徴

などをリアルに紹介します。

「興味はあるけど自分にできるか不安…」という方も、ぜひ参考にしてみてください。

日本語学校の事務ってどんな仕事？

ここでは、日本語学校の事務が具体的にどのような業務を担当するのかを紹介します。

教員や学生を支える裏方としての役割から、語学学校ならではの特徴まで解説します。

学生・留学生のサポート

学生や留学生のサポートは、日本語学校の事務のメイン業務です。

言葉や文化が違う日本での生活に不安を抱えている学生は多いため、日本語学校の事務スタッフは、学校生活だけでなく日常生活までサポートしていきます。

具体的なサポート内容は下記の通りです。

日本人を対象とした学校とは異なり、幅広い支援が必要になるため、日本語学校の事務は業務内容が複雑になりがち。

とくに出入国在留管理庁に提出する在留資格に関する書類の作成は一字一句のミスも許されず、神経を削る仕事が多い点も特徴です。

在学している学生が安心して生活できるよう、親身かつ丁寧にサポートしていくのが日本語学校の事務スタッフの大切な役割になります。

学校運営の事務処理

学校全体の運営に関わる事務作業も日本語学校の事務スタッフの仕事です。

具体的な仕事内容を一例として紹介します。

表に立って引っ張っていくような目立つものではありませんが、日本語学校の事務スタッフが担う仕事は、学校をスムーズに動かすために欠かせない業務ばかりです。

入学式や卒業式など学生にとって大切な思い出になる行事も、事務スタッフのサポートがあってこそ素晴らしいものになります。

また行政へ提出する書類の作成は正確性と期日の遵守が求められ、責任を問われる重要な業務です。

基本的な事務作業

電話やメールの対応、書類の整理やデータ管理など基本的なオフィスワークも日本語学校の事務の仕事のひとつ。

基本的な事務作業の具体例は以下の通りです。

金銭の管理は小さな学校ほど事務が担当するケースが多く、信頼関係を築けている状態をつくることはもちろん、正確に管理できる能力が必要です。

また学生や保護者からの問い合わせに対し、相手が納得できるよう分かりやすく簡潔に説明する力も欠かせません。

一般事務や経理の経験がある方にとっては取り組みやすい職業でしょう。

広報の仕事

日本語学校の事務は広報の仕事を担うこともあります。

学校の魅力をより多くの学生・保護者に伝え、新しい生徒を増やしたり学校のブランディングにつなげたりします。

広報の仕事の具体例は下記の通りです。

SNSなどを活用して学校内の様子を定期発信すれば、学生のモチベーションアップだけでなく保護者の安心感を高めることもできます。

広報のコツが掴めてくれば、必然と学校の魅力を伝えられる力が育てられるでしょう。

＼ LINE友達登録で最新の求人を見る／

▶日本語教師ジョブの無料キャリア相談・求人紹介はこちら＞＞

日本語学校の事務が「大変」と言われる理由

日本語学校の事務は「大変」と感じられることも少なくありません。

ここでは、その理由や職場特有の課題について詳しく見ていきます。

留学生のビザ申請・在留資格手続きの作業が分かりにくい

留学生の在留資格やビザの手続きは非常に複雑です。

書類の不備や提出期限の遅れは、学生本人だけでなく学校にとっても大きな問題になるため、慎重かつ丁寧に作成する必要があります。

書類の作成や確認、出入国在留管理庁とのやり取りなどを正確に行う必要があり、初めて担当する場合は作業自体が分かりにくく感じることも多いでしょう。

とくに書類のミスは学校全体の信用低下につながるなど取り返しがつかないことも少なくありません。

事務担当者は高い集中力と注意力が求められるため、負担に感じる事務スタッフも多くいます。

文化や言葉の違いからトラブルが起こりやすい

日本語学校に通う留学生の国籍はさまざまで、文化や価値観、言葉の使い方が日本と異なります。

些細なすれ違いが誤解やトラブルにつながることも多いです。

日本語学校でよくあるトラブルの一例を紹介します。

例えば、授業の出席や課題提出に対する認識や生活習慣の違いによるトラブルなど、事務が仲介役として迅速に対応しなければならない場面も出てきます。

言葉の壁や文化の違いを理解しつつ、柔軟に対応する力が事務スタッフには求められます。

仕事が多種多様で大変

日本語学校の事務は仕事が多種多様あり、業務量が膨大になりやすいです。

学生や講師のサポート、行事の運営や書類の管理など、初めて取り組む際は対応し切れずに困惑してしまう方もいます。

とくに小規模の日本語学校では1〜2人の事務スタッフがすべての業務を担当するケースも多く、大変に感じることもあるでしょう。

何を優先的にするべきなのかを瞬時に判断し、効率よく仕事を進めていくことを意識したいですね。

責任が重い

日本語学校の事務作業は、一般的な事務に比べて責任が重い仕事が多く含まれています。

事務スタッフが「責任が重いな」と感じる作業の一例を挙げます。

例えば行政に提出する在留資格に関する書類の作成では、一字一句の間違いも許されません。

万が一間違えた場合、学生の在留資格や学業に影響するだけでなく、学校の信頼にも悪影響をもたらしてしまうからです。

保護者や学生とのやりとりでも気を揉むことが多く、責任の重さにストレスを感じる事務スタッフもいます。

＼ LINE友達登録で最新の求人を見る／

▶日本語教師ジョブの無料キャリア相談・求人紹介はこちら＞＞

日本語学校の事務で実際に働く人のリアルな声

実際に日本語学校の事務として働く人たちは、どんなことを感じているのでしょうか。

ここでは、リアルな体験談や口コミを通して仕事の現実を紹介します。

海外の方と働くのは面白い

去年から日本語学校の事務側で仕事することが増えました。今週は暑かったと思いますが、中国人同僚が足元ヒーターをガンガンつけていて、受付が猛暑でした。笑

外国の方と一緒に仕事すると、気温の感じ方が全然違ったり、何かと新しい発見などもあり、それはそれで日々面白いです。#日本語教師…

— megane sensei／日本語教師 (@SenseiMegane) May 9, 2025

実際に日本語学校で事務スタッフとして働いていると、国の違いを実感する機会が多く、新しい発見をするたびに「面白い」と感じることがあります。

SNSの投稿のように気温の感じ方が異なったり、日本との文化の違いを目の当たりにしたりすると、新しい価値観の発見に刺激を受けるでしょう。

自分の世界がどんどん広がっていく感覚を味わえる点は、日本語学校の事務ならではの体験です。

学生との信頼関係は築きにくい

日本語学校の事務と教務のいざこざ。
永遠の繰り返し。

事務は学生との個人的な信頼関係が薄いけど寮のこととか様々な手続きで学生に強く言わなきゃいけない。

教務は毎日の授業で学生との信頼関係がある程度あって事務の発言に「そんなに強く言わなくても、、、」と感じる。

誰得？#日本語学校…

— 是澤良樹 (@TO_japanese_onl) January 31, 2025

事務をしていると、学生との信頼関係が築きにくいと感じることが多いです。

学生がもっとも関わるのは授業を担当する講師であり、裏方で支えている事務では距離をおかれるケースがほとんど。

また出欠管理や学費の支払い、ビザ取得の説明など生徒に対して強めに伝えなければいけない話も多く、「注意してくる大人」というレッテルを貼られてしまうことも少なくありません。

結果、学生との距離を感じる事務スタッフが多いですが、工夫次第で信頼関係は十分に築けます。

学生が困っているときに親身に対応したり、何気ない会話や声掛けを大切にしたりと、寄り添う姿勢を大切にすることを意識してみましょう。

講師との間に溝を感じる

日本語学校の事務（特に募集担当）と教務は、ともすれば、「利害」が一致せずに対立構造に陥ってしまいがちだけれど、学校運営のこと、学習者のことを考えているという点においては一致しているはずで、同じ方向を向いて進んでいけると信じている。

— HIROSHI HIGUCHI@株式会社REN (@REN_education) July 8, 2025

日本語学校の事務と教務（講師）の間には深い溝があると感じることがあります。

溝を感じる理由は、講師サイドと事務スタッフで優先順位が異なるからだと推測します。

例えば講師は学生の成長がメインですが、事務は法律やルールの遵守・円滑な学校運営がメインです。

優先順位の違いに加え、講師と事務のコミュニケーションが不足していると、互いに不満が溜まりやすいようです。

深い澪が生まれてしまった日本語学校も実際にありますが、事務と講師が互いの仕事を尊重し、コミュニケーションを十分に取っている学校もあります。

人間関係については、学校によるところが多いと理解しておきましょう。

トラブルが多くて大変

面接に呼ばれて今朝行ってきたけど
日本語学校の事務
在留資格申請の仕事だけど、まぁ万引きや寮のトラブルがあったり何かと大変な話が多く、ただ外国人の多い職場は日本人しかいない職場より断然過ごしやすい感じがした

— NataR (@NatashaJunko) January 17, 2025

日本語学校の事務をしていると、学生のトラブルが多いと感じます。

学生のトラブルを解決する仕事は、留学生を相手にする日本語学校の事務スタッフならではの悩みと言えるでしょう。

例えば文化や言語の違いから、ルールが理解できなかったり誤解が生まれたりします。

またビザの更新やアルバイト、無断欠席や生活費のトラブルなどを解決を任されることもあります。

国際的な交流が多い日本語学校ではトラブルが頻発しますが、こまめなフォローに徹すること、伝わりにくい内容は翻訳ツールを活用するなど、ちょっとした工夫で円滑に解決できるものです。

ただただルールを押し付けるのではなく、トラブルを起こした学生に寄り添いながら親身に対応していくことを意識しましょう。

仕事の割に給料が安い

少し気になったバイトが求人終了してた。ああ…
日本語学校の事務も気になってたけど、薄給で忙しいと見かけて、ちょっと萎えてしまった…

— セコカト (@sekocato) January 25, 2025

日本語学校の事務をしていると「仕事がキツイ割に給料が低いな」と感じることもあります。

実際の給料は地域差があるものの、出入国在留管理庁の対応や学生のトラブル対応など事務作業の範疇を超えている仕事も多いため、事務員レベルの給料に不満を抱く方はいます。

学生の授業料が収入のメインになる日本語学校では、大きな企業ほどの財力はありません。

結果、給料が安くなってしまうことが多いのです。

「給料よりも日本語学校の事務を通して経験すること財産にしたい」「国際交流をしながらある程度のお金を稼げればいい」という方にとっては、天職になるでしょう。

＼ LINE友達登録で最新の求人を見る／

▶日本語教師ジョブの無料キャリア相談・求人紹介はこちら＞＞

日本語学校の事務のやりがいとは？

日本語学校の事務には「大変さ」だけでなく「やりがい」もたくさんあります。

ここでは、事務職ならではの魅力や働く意義について解説します。

生徒の頑張る姿に嬉しくなる瞬間がある

事務作業を通して関わった生徒が毎日頑張る姿を見ると、事務スタッフとしてもやりがいを感じます。

「ありがとう」と感謝の言葉をかけられることもあり、生徒とのちょっとしたつながりに心が温かくなるタイミングもあるでしょう。

とくに入学したての頃に言葉が分からないとサポートしていた生徒が、だんだん日本語を上手に話せるようになり、笑顔で過ごす姿を見ると、成長を目の当たりにしてやりがいを感じられます。

なかには、出席率が悪く留学の継続が危なかった生徒が少しずつ改善していく姿にやりがいを感じたという日本語教師もいます。

日本語教師の事務をしていて、担当した生徒とのつながりにモチベーションが上がるスタッフは多いです。

国際交流を日常生活で楽しめる

日本語学校の事務をしていると、職場内のスタッフや生徒と自然に国際交流をしている状態になります。

教える立場の講師に比べると接点は少ないですが、日常的にさまざまな国の方と関われるという点から、楽しみながら仕事に就いている事務スタッフは多いです。

例えば窓口対応中に学生の母国の文化について説明を受けたり日本独特の行事に対する疑問を一緒に考えたりすると、新しい発見につながります。

言語や文化の違いを理解し、尊重しながら過ごす日々はかけがえのない経験になるでしょう。

毎日の業務で国際交流を楽しめる職業はなかなか無いので、興味がある方は要チェックです。

学校運営に幅広く関われる

日本語学校の事務では、学校運営に必要な作業に幅広く携わることができます。

一般的に事務職はデータ入力や書類整理がメインの仕事になりがちですが、日本語学校では学校全体を支える存在であり、運営にも大きく関わってきます。

例えば願書の受付や出欠席・成績の管理、授業のスケジュールを組んだり広報に従事したりと、学校全体の運営を日常的に担当するため、やりがいや達成感を感じやすいでしょう。

とくに留学生を対象に行う入館への報告やビザ更新のサポート業務は、学校全体の信用度にも関わっており、集中して取り組むことが大切です。

とくに小規模の日本語学校では事務の裁量が強く求められるため、より達成感を味わいたいという方におすすめします。

＼ LINE友達登録で最新の求人を見る／

▶日本語教師ジョブの無料キャリア相談・求人紹介はこちら＞＞

日本語学校の事務に向いている人の特徴

日本語学校の事務には、向き不向きがあります。

ここでは、どんな人がこの仕事に向いているのか、その特徴を紹介します。

コミュニケーション能力がある

日本語学校の事務をしていると、学生や保護者のほか教師や出入国在留管理庁のスタッフなどさまざまな人とやり取りをすることになります。

相手の立場や関係性を把握した上でコミュニケーションを築ける人は、日本語学校の事務に向いているでしょう。

とくに留学生を相手にする場合、日本語の習得レベルに合わせて柔軟に対応できるとベスト。

ゆっくりと伝えられるよう工夫したり身振り手振りを織り交ぜながら、相手が理解できるよう伝える力は日本語教師の事務スタッフに欠かせません。

伝える力だけでなく、相手の気持ちや伝えたいことをしっかりと傾聴する力もコミュニケーション能力のひとつです。

円滑なコミュニケーションを取れる方は学生や教師との信頼関係も築きやすく、より良い環境で仕事に取り組めます。

柔軟で臨機応変に動ける

事務の仕事は毎日決まったルーティンで進むわけではなく、学生の体調不良や急な行事変更など、イレギュラーな出来事に対応することがあります。

突発的な出来事に対して焦って何もできない…ではなく、状況に合わせて臨機応変に動ける方は、日本語学校の事務としても活躍できるでしょう。

物事を冷静に観察し、優先順位をつけて解決に向かっていくのが得意な方は問題なく働くことができます。

逆にマニュアル通りに進められる仕事を得意としている方にとっては、慣れるまで辛抱が必要になるかもしれません。

コツコツ正確に作業できる

留学生の在留資格やビザ申請など、ちょっとしたミスも絶対に許されない書類作成が多い日本語学校の事務では、正確に作業できる集中型の方が向いています。

出欠管理や学費の処理など日々コツコツ正確に取り組む作業も多いため、苦に感じる方は避けた方が良いでしょう。

とくに出入国在留管理庁に提出する在留資格関連の書類は少しの間違いも許されません。

慎重かつ正確に作業できる方でないと仕事を務められないでしょう。

毎日の事務作業で大きなやりがいを求めるというよりは、地味な作業でも確実にやり遂げられる真面目かつ丁寧な姿勢が評価されやすいです。

異文化への理解や関心がある

日本語学校は、さまざまな国の学生が集まります。

それぞれの国で言葉や文化、価値観などが異なるため、違いを理解し尊重できる人は日本語学校の事務に向いています。

日本語を学ぶからといって日本の文化や価値観を押し付ける必要はありません。

異文化に対して関心があり、理解をしたうえで違いを受け入れられる人は日本語学校でも楽しく働けます。

人のサポートにやりがいを感じる

日本語学校の事務作業は、学生や教師を陰から支える仕事がメインです。

人の役に立つことに達成感や喜びを感じる方にとって、非常にやりがいがあります。

表立って目立つ仕事ではありませんが、サポートをした学生から感謝の言葉を伝えられた日には、大きな励みとなって背中を押してくれるでしょう。

自分の活躍をアピールするのではなく、裏方に徹して他人を支えることに満足できる方にピッタリの職業です。

語学スキルがある

語学スキルは必須ではありません。

しかし、留学生や現地の教師とのコミュニケーションをスムーズにしたいなら習得しておくことをおすすめします。

英語をはじめ仕事先の現地語まで、会話で困らないレベルのスキルを身につけておくと安心です。

また語学スキルを身につけておくと、留学生を募集する広報活動でも活用できるため、アピールポイントを増やしたい方にもおすすめ。

＼ LINE友達登録で最新の求人を見る／

▶日本語教師ジョブの無料キャリア相談・求人紹介はこちら＞＞

日本語学校の事務は未経験でも働ける？採用されるために必要なスキル

未経験から日本語学校の事務に挑戦することは可能なのでしょうか。

ここでは、採用されるために求められるスキルや経験を具体的に解説します。

未経験でも可能だが接客や教育関係の経験があると優遇されやすい

日本語学校の事務は、必ずしも特別な資格や経験が必要な仕事ではありません。

実際に「未経験可」で求人を出している学校も多く、基本的な事務作業を身につけながら成長していくことが可能です。

ただし、過去に接客やカスタマーサポートの経験がある人、あるいは学校や塾といった教育関連の職場で働いた経験がある人は採用で優遇されやすい傾向があります。

日本語学校の事務が学生対応や保護者とのやり取りを日常的に行うため、人と関わる仕事の経験が大きな強みになるからです。

未経験でも挑戦できる一方で、自分の経歴から「人をサポートした経験」をアピールできると採用に近づきます。

基本的なPCスキルや語学スキルは必須

日本語学校の事務では、WordやExcelを使った資料作成、データ入力、出欠管理、請求書処理などが日常的に発生します。

そのため、基本的なPCスキルは必須といえるでしょう。

特にExcelでの関数やデータ整理に慣れていると、即戦力として評価されやすいです。

また、留学生を相手にするため、日本語以外の言語スキルも大きな武器となります。

英語や中国語、韓国語などができれば学生対応がスムーズになるだけでなく、海外のエージェントとのやり取りにも活かせます。

語学スキルがあることで、求人へ応募してきた他の方との差別化も可能です。

PCと語学、この二つのスキルは採用の際に大きく重視されます。

コミュニケーション能力や正確さ・臨機応変さがアピールできると有利

日本語学校の事務は、単なるデスクワークにとどまりません。

学生や教師、保護者、そして出入国在留管理庁などの公的機関ともやり取りするため、コミュニケーション能力は不可欠です。

また、ビザや在留資格関連の手続きは書類の不備が許されないため、正確さも強く求められます。

さらに、学生の急な体調不良やトラブル、行事の変更など、突発的な出来事も臨機応変に対応する力も不可欠です。

採用の際には、「人と関わることが得意」「細かい作業を丁寧にこなせる」「状況に応じて柔軟に動ける」といった特性を具体的なエピソードとともにアピールできると評価されやすくなります。

未経験であっても、コミュニケーション能力・正確性・柔軟な対応力などの資質を示せば、採用の可能性は十分にあります。

まとめ：日本語学校の事務は「大変」だけどやりがいも大きい仕事

日本語学校の事務の仕事は多岐に渡ります。

学生や教師のサポートや学校運営に関わる事務処理をメインに、広報の仕事まで担う学校も少なくありません。

ビザの申請や在留資格手続きの仕事では一字一句間違えられない正確な作業が求められたり、さまざまな国の生徒が集まる場所ならではのトラブルを仲介したりと、神経をすり減らしてしまう事務スタッフもいます。

仕事内容の割に薄給であることから、「大変だ」「キツイ仕事だ」と評価される機会も多いです。

しかし、関わった生徒が学校生活を通して成長していく姿を見れることや日々国際的な交流を続けられるなど、日本語学校で事務を務める人だけのやりがいもあります。

異文化の学生や教師とのコミュニケーションを積極的に取れて、丁寧な仕事や正確な作業が得意な方は、日本語学校の事務をよく検討してみてください。

基本的なPCスキルと語学スキルがあれば、未経験でも採用される可能性は大いにあります。

積極的に身につけていきましょう。