日本語学校の現場では、教材、資料、書類などのさまざまなモノを扱うと思います。これらを適切に管理することで、業務の効率が向上します。ここで重要となるのが、「5S」の考え方です。メーカーで生まれた5Sは、日本語学校の現場にも多くのヒントを提供してくれます。


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5Sは、以下の5つの要素から成る労働環境の改善手法です。

・整理　 : 　必要なものを必要な場所に配置し、不要なものを排除し、物を分類する
・整頓　：　物の場所を誰でもわかるようにし、すぐに取り出せる状態にする
・清掃　：　作業環境を清潔に保ち、問題を早期発見する
・清潔　：　清掃を常習化し、汚れることを防ぐ
・躾　：　ルールを守り、改善を継続するための風土づくり

この記事では整理と整頓の違いについて説明します。

整理は物を分類し、綺麗に並べることです。一方、整頓は物の場所を誰でもわかるようにし、すぐに取り出せる状態にすることです。両者は密接に関連していますが、それぞれ異なる役割があります。

整理整頓ができていない学校では

・何がどこにあるかわからず、探すための無駄な時間が生じる。
・必要な書類、モノがすぐに見つからず、学生、教員への対応が遅れる。
・授業で使う教材資料を探すのに時間がかかり、授業に影響がでる。
・事務用品や書類が適切な場所に戻らない
・教材、資料が紛失しやすい
・新しいスタッフが業務に慣れるのに時間がかかる

などの問題が発生します。

１．整理のための計画を立てる

①必要なものを洗い出す:

事務所で使用するものをリスト化し、必要かどうかを検討します。

②分類

同じカテゴリのものを分類し、管理しやすいようにします。

２．整頓の実施

①ラベリング

教材、書類、備品などの保管場所にラベルを付け、誰でもわかるようにします。
使いやすい位置に配置: 頻繁に使用するものは手の届く位置に置くなど、使い勝手を考えた配置をします。

３.清掃・清潔の習慣化

①定期的な清掃スケジュール

事務所の清掃を定期的に行うスケジュールを立て、それを守ります。

②清潔な状態の保持

整理整頓を維持するために、日々のルーチンの中で掃除を行うようにします。

４．躾の実施

①整理整頓のルールを共有

事務所全体で整理整頓のルールを共有し、それを守るようにします。

②定期的なチェック

整理整頓が行われているか定期的にチェックし、必要に応じて改善を促します。

５．効果的なツールや設備の使用

①収納ボックスや棚の活用

教材や書類を分類しやすいように、収納ボックスや棚を活用します。

②デジタル化

可能であれば、書類をデジタル化して、物理的なスペースの節約と整理を図ります。

整理整頓を成功させるためには、学校全体でのコミットメントが重要です。スタッフ間でのコミュニケーションと協力が整理整頓を持続可能にし、効率的な業務運営をサポートします。一人ひとりが整理整頓の重要性を理解し、日々の業務に取り入れることで、快適で生産的な学校環境を構築できるでしょう。

整理整頓の目的は、見た目をきれいにすることではなく、効率的に作業をするためにすることです。

日本語学校の現場でも、この精神を活かして、より良い学びの環境を創造しましょう。

教育の現場での5Sの導入は、単なる整理整頓ではなく、学校の質全体を向上させる重要なステップです。この概念をうまく取り入れることで、日本語学校はより効率的で生産的な場所へと変貌します。


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